Multitasking: ¿un método efectivo?
Un problema bastante común en varios roles (y en todos dentro de una agencia), es el foco para desarrollar las diferentes tareas cuando manejamos múltiples clientes o proyectos.
Un Project Manager con los diferentes proyectos, un Campaign Manager con los objetivos de Performance, Diseñadores en la ejecución del arte de varios clientes o Social Media Managers con la gestión de comunidades múltiples y diferentes.
En todos estos casos muchas veces nos vemos interrumpidos por pedidos varios y es difícil mantener el enfoque y por ende la productividad.
Existen muchas herramientas o metodologías que nos pueden ayudar a esto. En Soul estas son algunas de las que utilizamos:
Pomodoro:
Es una metodología que tiene muchas herramientas pero a mi me gusta usar esta: https://pomofocus.io/ es muy sencilla. Consiste en concentrarnos en una tarea durante 25 minutos con 5 de descanso. Permite enfocarse y saber que estamos en una tarea a la vez. Una tarea te puede llevar más de un pomodoro o menos pero lo importante es que gestiones una a la vez. Los 5 minutos los podes usar para responder mails o jugar al candy ;)
Tracking Time:
Tiene muchas interacciones y te permite medir el tiempo por acción. Es una herramienta clave para saber cuánto tiempo te puede llevar un determinado tipo de tarea. Sirve para ordenarnos en nuestro día a día, conociendo cuánto tiempo concentrados nos lleva cada cosa.
KanbanFlow:
Es una herramienta para gestionar tareas a través de la metodología Kanban. Es muy útil para entender los estados de las diferentes tareas y visualmente es muy clara.
Tal vez no es para un equipo entero, pero para la organización personal es muy buena.
Evernote:
Siempre es el lugar donde dejar anotaciones. Mi uso principal es armar los índices de las presentaciones o el desarrollo de una tarea que tengo que realizar. Primero organizo en Evernote cuales son los puntos antes de ponerme a trabajar.
Aunque hay muchas herramientas, estas son algunas de las que a nosotros más nos funcionan internamente.
Además otros detalles a tener en cuenta:
- Armar tu lista de tareas diarias antes de arrancar el día.
- Apagar las notificaciones cuando están en tu Pomodoro.
- Disminuir las llamadas diarias para no interrumpir tu productividad.
- Mantener el celular lejos.
- Googlear antes de preguntar.
- Llevar a las reuniones con una agenda pronta.
- No vayas de 0 a 1000. Los cambios de a poco y cuando te acostumbres suma otro cambio.
- Tomate 1 Pomodoro diario para leer.
Es importante evitar el querer hacer mucho sin organización y terminar sin hacer nada.
Enfócate en una tarea a la vez y planea tu día para poder tachar todo al final de tu jornada. ¡Si te sentís así empezá con alguno de estos puntos hasta que la rutina cambie!
